If a cluttered desk signs a cluttered mind, Of what, then, is an empty desk a sign?
— Albert Einstein

Exentriske och genialiske Albert Einstein gillade att arbeta i total kaos (och han är tydligen inte ensam). Mitt kontor har alltid haft en tendens att bli väldigt stökigt, detta är dock inget medvetet val utan en konsekvens av att jag inte riktigt brydde mig om eller såg poängen i att hålla min arbetsplats så ren och minimalistisk som möjligt.

Inspirerad av mitt Getting Things Done-experiment och artikeln ‘Creating a minimalist workspace‘ av Leo Babauta har jag den senaste veckan haft som personlig målsättning att hålla mitt kontor så rent, städat och strukturerat som möjligt.

Problemet med mitt stökiga kontor var huvudsakligen inte att det såg rörigt och stökigt ut, utan snarare att det fick mig att tappa fokus och bli oproduktiv. Som du kan se på bilderna så ledde min förkärlek för post-it lappar till att jag hade dem överallt. Dessa post-it lappar påminde mig hela tiden om att jag hade saker att göra – även när jag som minst behövdes att påminnas. Jag kan inte räkna hur många gånger jag egentligen slutade att fokusera på det jag arbetade med för att se om där fanns något som var tvunget att göras.

Numera har jag förflyttat alla mina åtaganden till Things, en Macintoshbaserad GTD-implementation som jag nämnt tidigare. Utöver att hålla mitt skrivbord rent håller jag även på med att se till att hela tiden hålla min inbox tom med hjälp av mappsortering och automatiska regler samt att enbart ha precis de ikoner som krävs på mitt skrivbord på datorn.

Till skillnad från Albert Einstein så representerar ett tomt skrivbord för mig möjlighet till att fokusera och att vara produktiv – inte ett tomt sinne. Av mina tester den senaste veckan har jag märkt att jag är betydligt mer fokuserad och produktiv. Jag hittar även saker lätt när jag vill hitta dem och istället för post-it lappar som ligger ivägen och distraherar mig har jag numera full koll på mina åtaganden med hjälp av Things. Givetvis är det här bara början och jag ska testa att göra mitt kontor så minimalistiskt som möjligt utan att försämra min produktivitet.

Känner du dig oproduktiv eller ofokuserad på ditt kontor? Testa att experimentera med att varje dag se till att hålla det rent och snyggt. Utvärdera sedan vad som händer: Blir du mer eller mindre produktiv? Blir du mer eller mindre fokuserad? Hör gärna av dig med dina resultat. Har du råd eller tips om hur man kan förbättra sitt kontor så är jag idel öra, lämna gärna en kommentar!

Rekommenderad läsning

• Creating a minimalist workspace — from Zen Habits

Rule your mind or it will rule you.
— Horace, romersk poet

En av mina största svagheter privat likväl professionellt är min tendens till att bli katastrofalt oorganiserad. Jag har aldrig haft en almanacka i mitt liv utan jag har alltid förlitat mig på att memorera alla mina åtaganaden. Med tanke på att jag både är företagare och heltidsstudent borde jag ha insett vikten av att planera och att vara strukturerad för väldigt länge sedan.

Droppen som fick bägaren att rinna över inträffade dock först för två veckor sedan då jag fick betalningspåminnelser på fakturor jag var 100% säker på att jag hade betalat. Vid närmare research visade det sig att jag inte alls hade betalat fakturorna – jag gick bara i tron om att jag hade gjort det.

Att glömma att betala fakturor är oacceptabelt – men det är inte det största problemet med att vara oorganiserad. Det största problemet är det som händer på det personliga planet: till sist styr livet och dina åtaganden dig och inte tvärtom.

För att strukturera upp både mitt privatliv och mitt företag har jag den senaste veckan både läst och lyssnat på ljudboksversionen av David Allens ‘Getting Things Done’ samt experimenterat med Things, en mac-applikation som följer Getting Things Done (GTD)-principerna.

Getting Things Done

Huvudpoängen med ‘Getting Things Done‘ (se David Allens egen definition) är att systematiskt flytta åtaganden från ditt huvud och dina tankar till ett säkert och pålitligt system. För en mer ingående beskrivning av metodologin, se videoklippet nedan där David Allen presenterar GTD hos Google:

Getting Things Done baseras på tre modeller för att få kontroll och perspektiv över dina åtaganden:

• En arbetsprocess.
• Ett ramverk med 6 fokusnivåer.
• En naturlig planeringsmodell.

Arbetsprocessen

Den första modellen, själva arbetsprocessen, går ut på att få kontroll över alla de åtgärder, åtaganden och förpliktelser du måste eller vill genomföra. Arbetsprocessen består utav fem faser:

• Samla.
• Processa.
• Organisera.
• Granska.
• Genomföra.

Samla

Det första du bör göra är att samla in och sammanställa alla de saker du måste komma ihåg eller göra i en inkorg (vilket kan vara en e-postinkorg, ett datorprogram, en kabinett etc). Syftet är att få ut alla dina åtaganden ur dina tankar till ett säkert system du kan lita på. Något som poängteras väldigt ofta i boken är att du regelbundet måste tömma din inkorg.

Processa

För att processa de åtaganden du samlat in följs följande strikta arbetsgång:

1. Börja från toppen av din inkorg.
2. Hantera och processa ett åtagande åt gången.
3. Lägg aldrig tillbaka ett åtagande du processat i din inkorg.
4. Om du måste genomföra ett åtagande:
   1. Genomför åtagandet om det tar mindre än två minuter att genomföra, eller
   2. Delegera åtagandet, eller
   3. Skjut upp åtagandet.
5. Om ett åtagande inte behöver att genomföras just nu
   1. Arkivera åtagandet, eller
   2. Ta bort/radera åtagandet ur din inbox, eller
   3. Spara undan åtagandet i en kategori för åtaganden du kanske kommer att genomföra någon dag.

Organisera

För att organisera alla åtaganden föreslås att man organiserar alla åtaganden i listor sorterade efter kontext:

• Nästa åtgärder — För alla åtaganden du måste/vill genomföra, bestäm vilken nästa fysisk handling du kan göra för att genomföra åtagandet.
• Projekt — Alla åtaganden som kräver mer än en fysisk handling för att genomföras organiseras i form av projekt. Dessa projekt följs kontinuerligt upp och granskas för att se till så att där hela tiden finns en nästa handling att genomföra för att ta projektet ett steg närmare att bli genomfört.
• Väntar på — Här samlas alla de åtgärder du delegerat till andra eller som du väntar på på grund av något som ligger utanför din kontroll. Denna lista skall kontinuerligt granskas för att se vilka externa åtgärder du är beroende av och hur dessa påverkar dina möjligheter till att genomföra åtaganden och projekt.
• Någon dag/kanske — I den här listan sparar du alla åtaganden som du inte kan eller kommer att genomföra just nu – du är kanske rentav osäker på om åtgärderna kommer att genomföras. Du kanske funderar på att lära dig tyska eller att gå en kurs i marknadsföring – men du vet inte när eller om du ens kommer att göra detta.

Granska

När du väl organiserat dina åtaganden är nästa steg att granska dessa. Åter igen poängteras det löpande igenom boken att du bör granska dina åtaganden minst dagligen eller snarast möljligast. Varje vecka bör du även se över dina projekt och lite större åtaganden och se hur dessa ligger till och vad du bör göra näst för att nå ett slutgiltigt genomförande.

Genomföra

Det sista steget i arbetsprocessen är helt enkelt att genomföra dina åtaganden.

The ancestor of every action is a thought.
— Ralph Waldo Emerson, amerikansk filosof

Fokusnivåer

Nästa modell inom GTD är ett ramverk för att skapa fokus och ge mening åt dina åtaganden. Denna modell består av sex stycken fokusnivåer:

1. Nuvarande handlingar
2. Nuvarande projekt
3. Ansvarsområden
4. Årliga mål
5. 5års-vision
6. Livsmål

Syftet med denna modell är att skapa mening åt dina dagliga handlingar och relatera dessa till hur de kan påverka dina nuvarande projekt, dina ansvarsområden, din vision om vart du är om 5 år och slutligen dina mål för ditt liv. Genom denna modell transformerar man enkla och triviala föremål på en lista till handlingar som banar väg för större möjligheter.

Den naturliga planeringsmodellen

Den tredje och sista modellen inom GTD-metodologin är ‘den naturliga planeringsmodellen’. Denna modell används för att fokusera på ett projekt som en helhet och inte en summa av delåtgärder. Modellen består av fem faser:

1. Definiera syftet med projektet.
2. Föreställ dig det slutgiltiga resultatet av att genomföra projektet.
3. Brainstorma fram möjliga handlingsvägar.
4. Organisera handlingsvägarna.
5. Identifiera nästa fysiska handling för att ta projektet från start till slutförande.

Implementation

För att så smärtfritt som möjligt implementera GTD i min vardag har jag laborerat med Things, en fenomenal GTD-implementation för Mac OS X. Gränssnittet är rent, enkelt och snyggt – precis som det skall vara på en Mac. Om du vill se mer av Things, kolla in deras screencast.

Things är långtifrån det enda programmet för att hjälpa dig implementera GTD, utan det finns en uppsjö av alternativ.

Har du själv nyligen implementerat GTD? Har du testat någon annan GTD-implementation än Things? Hör gärna av dig i kommentarerna eller lämna ett mail till sebastian [at] agiley.se med dina synpunkter.

Mer information:

• Köp ‘Getting Things’ Done’ av David Allen hos Bokus.
• Köp ‘Getting Things’ Done’ av David Allen hos Adlibris.
• Getting started with ‘Getting Things Done’.
• Things hemsida. Se screencasten.
• GTD Software – Comparative List of GTD Software.
• 5 Amazing Mac Apps for Getting Things Done (Plus a Custom-Rigged Setup).
• Getting Things Done: 12 Task Management Solutions for Mac Users.